公共图书馆文献资产台账的规范化管理

图书馆学刊　２０１３年第１０期　公共图书馆文献资产台账的规范化管理　余爱嫦　（ｊ　莞图书馆，厂东东莞５２３０７１）　［摘要】文献资源是图书馆重要的固定资产，在图书馆资产中占有较大的比重。加强文献资源的规范化管理是促　进文献资源建设健康有序发展的重要工作。文献类资产台账是公共图书馆资产台账中最难管理的部分，有必要建立一　套规范的台账管理制度，以提高公共图书馆文献资源建设效益。分析了文献资产的特性，并根据这些特性提出了公共　图书馆文献资产台账规范化管理的对策与方法。　【关键词】公共图书馆文献资产　台账规范管理　【分类号］Ｇ２５０　文献资源是公共图书馆事业发展的基础，也是图书馆重　要的固定资产。文献资产的管理是公共图书馆管理工作中的　重要组成部分，但由于文献资源的一些特性，文献资产的管　理存在着一定的难度，因而有必要加强文献资产的规范化管　理，应通过建立规范的台账管理制度，促进文献资源建设健　康有序发展。　定资产是这样定义的：“可供长期使用，并在使用过程中始终　保持其原有实物形态的劳动资料和其他物质资料。”作为固　定资产，是指应具有以下特征的有形资产：一为企业或单位　持有；二是使用年限超过一年；三是具有一定的价值。　公共图书馆文献资源是由国家财政经费购置，为图书馆　长期保存并提供给广大读者利用的资产，应纳入公共图书馆　固定资产管理的范畴。因而，公共图书馆的文献资产是指由　图书馆占有或控制使用的所有文献（包括印刷型与非印刷型）　资源，是图书馆履行其职责的物质基础与根本保障Ｉ１】。　１什么是文献资产　国家标准（（ＧＢ／Ｔ１４８８５—９４固定资产分类与代码》中对固　支持。　总之，公共图书馆经费投入机制应该是以人均ＧＤＰ为主　［４】　中华人民共和国国家统计局．中国统计年鉴２０１０［Ｍ］．北　京：中国统计出版社，２００９．　［５】苏银增，杨景祥，杨联运．河北经济年鉴２００９［Ｍ］．北京：中　国统计出版社，２００９．　要依据，以公共财政支出为主要经费投入来源，以社会力量　支持和公共图书馆自我发展为重要补充渠道的经费投入模　式，我们可以称之为“三轮驱动”模式①。这种模式的建立无疑　［６］　蒋永福．坚决依靠政府一关于公共图书馆与政府关系的　会稳步推进我国公共文化服务体系的建设，对提高全民族的　思想道德和科学文化素质、建设文明和谐的社会氛围具有重　大意义。　随想［Ｊ］．图书馆，２００５（２）．　［７】刘忠平．县级图书馆生存与发展启示录［Ｍ］．北京：北京图　书馆出版社．２０００．　［８】　吕炜．我们离公共财政有多远［Ｍ］．北京：经济科学出版　注释：　①注：在“三轮驱动”模式中，公共财政是大轮，是主轮；　社会力量和公共图书馆自我发展是小轮，是辅助轮。　社．２００５．　［９】么冬梅．基于新公共管理模式下的政府预算体系ＩＪ１．学习　与探索，２００９（１）．　【１０］魏鹏举．公共财政的文化投入机制创新刍ｉＸ［Ｊ］．艺术与　参考文献：　【１］胡锦涛．坚定不移沿着中国特色社会主义道路前进为全面　建成小康社会而奋斗［Ｍ］．北京：人民出版社，２０１２．　【２】温家宝．十一届三次会议政府工作报告【Ｍ】．北京：人民出　版社。２０１０．　投资，２００８（３）．　刘雁女，１９７０年生。研究馆员。　张玉敏女，１９７４年生，副教授。　【３】黄荣东．公共服务与公共图书馆精神［Ｊ］．经济与社会发　展，２００６（１１）．　（收稿日期：２０１３—０３—０８；责编：王天泥。）　图书馆学刊　２０１３年第１Ｏ期　ＴＵＳＨＵＧＵＡＮＸＵＥＫＡＮ　Ｎ０．１０，２０１３　２文献资产的特性　文献资产由于文献本身所具有的特性，使得它与其他固　了解某方面的信息而设置的一种辅助记录，没有固定的格式，　没有固定的账页。我们可根据实际需要自行设计，尽量详细，　以全面反映某方面的信息日。由于文献资产的特殊性，增大了　定资产（如房产、电脑设备、阅览桌椅等）相比存在着较大的　差异，这些特性主要表现有以下几个方面。　文献资产管理的难度，许多图书馆针对文献资产管理过程中　出现的一些难点问题进行了有益探索。　３．１　关于不同载体文献资产的处理　２．１文献资产的多载体形态　文献资产是以实体形式存在于图书馆内，为图书馆所“拥　文献资源类资产按其性质划分为纸质图书、报刊、电子　文献、其他等４类。尤其是报刊、杂志类文献和数字资源等文　献资产因其特殊性，给台账管理带来一定的难度。　有”的现实馆藏，也称之为物理馆藏。它是多种载体形式的信　息资源，包括纸质文献（图书、报纸、期刊、录音带、录像带、光　盘等）和电子文献（电子图书、电子期刊、数据库）等，也就是　报刊、杂志类主要是因为阅览次数多、破损严重，一般保　存意义、保存价值不大。因而只在年终将有保存价值的报刊　装订成合订本后，才以合订本形式入藏入账。广东省立中山　图书馆、辽宁省图书馆、广州图书馆等均采取购买当年入藏　说，它是本馆拥有的可以支配使用的各类信息资料的总和。多　种载体并存和使用方式呈现出的多元化，为广大读者较好地　利用文献信息资源提供了便利。与此同时，也对文献信息资　源的资产管理提出了新的挑战。从固定资产管理的角度来　看，我们将文献资源类资产按其性质又划分为图书、报刊、电　子文献、其他等４类。　２．２文献资产的动态特征　入账，来年再做报废处理的记账方法。　随着现代信息技术的快速发展，数字化、网络化资源已　成为文献信息资源的重要组成部分，各公共图书馆在数字资　源采购方面的投入占文献资源建设经费的比例越来越大。数　字资源的载体形态又是多种多样的，如早期的实体电子出版　物，以及目前常见的期刊全文数据库等。数字资源的使用方　式也呈现出多元化，有本地镜像、集团镜像、网上包库等。如　文献资产是一个动态发展的资源体系，一方面，要不断　补充新的文献；另一方面，又要不断剔除失效的文献，使整个　馆藏体系保持一种有机发展。图书馆收藏文献是为广大读者　提供服务的，因此文献资产会出现“在馆”“借出”等流通状　态，也会因服务工作的需要而使其在不同的馆藏地点流动，　还会因文献的使用而出现折旧、损坏、遗失等现象，以及因文　献失效而需要剔出等情况。　采用网上包库的使用方式，其所投入的购置费用不完全属于　“购置产权”的范畴，只是购置其使用权，在这种情况下，文献　信息资源资产概念与传统的固定资产管理概念就相去甚远［３１。　各图书馆可根据具体情况而定，一些可以纳入到固定资产，如　收藏文献的目的是为了利用，然而在利用时文献资产一　直处于流通的过程中，状态会一直变化，这就要求在文献资　产管理中实行动态管理，持续、实时地更新馆藏文献资产的　台账数据。　购买的具有长期使用权的电子图书；而对于那些购买的数据　库的使用权，其费用只能作为一般资产管理Ｈ。　由此，我们将数字资源类资产按产权和使用权性质分为　两类：一类是有产权的音像光盘、软件光盘等，另一类是只有　２．３　文献资产的管理涉及财务和业务部门　使用权的学术论文库类数字资源。前一类有产权可以入账，　后一类无产权无法人藏入账。对于这些数字资源，广东省立　中山图书馆、辽宁省图书馆、广州图书馆等均采取当年购买　图书馆的文献资源要经过采购、入藏、流通、剔旧等过　程，从资产管理的角度看，涉及文献资产的增加、变更、调拨、　转移、报废等相关业务处理流程，这些文献资产管理的过程　既涉及财务部门的经费管理，也涉及采访、编目、流通等业务　部门的业务工作。财务部门负责图书经费的支出及账目管　理，文献的具体采购、入藏、流通等工作则由业务部门负责，　的全部数字资源（光盘等有产权数字资源和数据库等只有使　用权的数字资源）均入藏入账的做法。对有使用权但无产权　的电子文献，如果第二年不再付费续期，则在第二年截止使　用月份做报废处理。　３．２关于文献采购过程中的折扣问题　这就要求财务部门的账目数据与图书馆的账目数据保持一　致，但是由于财务部门是从经费的角度出发来管理，而业务　部门是从图书馆的业务角度进行管理，所以经常出现账目数　据与图书资产数据不一致的现象。　目前文献资源采购的过程中，供应商基本会提供一定的　折扣率，这就会导致文献的价值与实际采购的金额存在差异，　常常造成文献资源类资产记账方式不一致的现象。　根据事业单位《固定资产管理制度》的规定，购人、调入　的固定资产的价值记账应按照实际支付的买价或调拨款、运　杂费、安装费等记账。由于图书馆文献资源采购的特殊性，采　购的图书不同批次折扣价都不尽相同。目前本馆在实际操作　中，文献采购时财务记账方式是按实洋记账，文献人藏登记　３文献资产台账管理的难点及其实践　文献资产的台账管理是文献资产科学化、规范化管理的　一项有效措施。台账就是明细记录表，在这里并不特指会计　核算中专用的账簿，而是为加强某方面的管理、更加详细地　图书馆学刊　２０１３年第１Ｏ期　ＴＵＳＨＵＧＵＡＮＸＵＥＫＡＮ　Ｎ０．１Ｏ，２０１３　（编目部门的总括账、个别账以及财务部门的文献固定资产账　符合方可予以接受入馆，同时填写用于资产登记的入藏登记　等）则以码洋记账。实洋是购买图书折扣后的价格，码洋折扣　后，就是实洋。码洋是图书本身标明的价格。随着时间的推　移，记账方式的不一致，将会造成文献资源类固定资产的账　表，经办人签字，采编部门负责人签字确认。年终时将全年入　藏登记表合订本及各批次图书电子清单刻录光盘交财务存　档。与此同时，在业务系统上增加“折扣”、“实洋”、“供应商”、　“采购计划表编号”等字段，由编目员根据入藏登记表中的信　息依次录入系统，便于从不同角度进行检索，查询资产的来　源以及真实性。　面价值与实际价值背离的程度越来越大，形成资产总量的虚　增，以及反映固定资产的价值与政府实际投入金额不一致。　关于图书文献的折扣问题，各图书馆也有不同的做法。广　东省立中山图书馆与广州图书馆的做法是以实洋人台账，辽　宁省图书馆则以码洋人台账。以实洋人账符合会计核算一般　４．３规范文献资源类资产的注销、报废制度　对于图书下架、报废、丢失和义务捐赠等管理由编目部　门指定专人负责，及时登记、及时处理。剔旧工作要先报批再　操作，避免上下脱节现象的发生。在流通过程中丢失、损坏的　书刊除按规定赔偿外，也要根据成本价核减明细账。对于流　原则中“真实性”及“配比性”原则，能真实反映文献资源的采　购信息，但无法直接地反映文献类资源的市场标价，在系统　的读者查询功能上需增加“图书（文献）标价”信息。以码洋人　账则可以真实反映文献资源的市场价值，有利于文献资源的　价值管理，但需要设立详尽的辅助账记录，诸如“折扣”、“供应　通过程中丢失、损坏的书刊固定资产的核减操作方法如下：由　流通部门每月或每季度上交读者丢失、损坏的书刊赔偿款，同　时填报文献资源报废申请表，办理申请报废手续后，先交编　目部门指定的专人进行注销图书总括账、个别账的资产，年终　时由编目部门将全年的注销、报废合订本交财务核减书刊固　定资产总账，并备案。只有明确职责，建立完整的注销、报废　商”等信息备查。　３＿３关于剔旧文献资产报废核消滞后的问题　文献资源类资产管理中资产的注销、报废管理办法不够　完善。财务对注销、报废的文献资源类资产核消存在滞后。现　行的管理中书刊等固定资产下架、报废主要是通过剔旧工作　来完成。同时对于上述管理工作没有设立专门的部门统筹管　理。编目部门只注销图书总括账、个别账。财务部门对文献固　制度，才能做到账账相符、账实相符。　４．４建立文献资源类固定资产抽查及盘点制度　会计及固定资产管理员每季度以抽查方式检查文献资　源类固定资产台账，经核实与实际情况～致后入固定资产总　账。建议每年另由政府采购小组组织人员进行１￣３次不定期　定资产账注销方面衔接不上，忽略了核减固定资产总账的做　法。特别是对于流通过程中读者丢失、损坏的书刊固定资产　核减管理责任不明晰，造成报废资产核消滞后。　据了解，对于图书文献的剔旧，许多图书馆都有明确的　检查。另外，还需加强对馆藏文献资产的定期清点工作，加强　总括登记、明细登记与资产变更之间的联系，文献资产的毁　业务规范，但对于文献剔旧后的台账核消工作各馆工作周期、　具体做法各有差异。　损、遗失、报废、转赠等情况都必须做好如实登记。文献资产　无论是增还是减，都要通过台账登记将资产管理和馆藏管理　结合起来，通过各种手段保障文献资产台账的规范、准确，为　馆藏建设提供准确可靠的账目支持。　４文献资产台账规范化管理措施　４．１　强化资产管理意识，明确资产管理范围　强化全馆员工的文献资产管理意识是加强文献资产台　账管理的前提，认识不到位，规章制度的执行就会大打折扣。　文献资产管理涉及采购、入藏、流通、毁损、剔旧等多个环节，　需要多部门协同努力，只有各部门做好协调、沟通工作，记录　好文献资产的移交、流通各环节的账目，才能确保台账记录　准确，做到账实相符。　４．２规范文献资源类资产记账方法　首先，做好报刊、杂志、数字资源类文献资源固定资产的　参考文献：　【１］博闻．论公共图书馆的文献资产管理『Ｊ］．新世纪图书馆，　２０１０（４）：７５—７６．　『２】时代，魏奇．信息化资产运营维护的一种简易方法——台　账管理『Ｊ］．信息技术，２０１２（２）：６８—７１．　ｆ３］吉翔，丁青．高校图书馆文献资产管理工作中难点问题研　究［Ｊ】．大学图书情报学刊，２００８（４）：ｌ９—２１．　［４】　白新勤．高校文献信息资源管理对策新探【Ｊ１．图书馆工作　与研究，２０１１（１１）：５５—５７．　台账管理工作，对于当年购买用于阅览的报刊、杂志资源，在　来年做报废处理，对于当年购进的文献资源，全部纳入固定　资产台账管理，对于无产权的数字资源，若不续期的话，则在　截止使用月份做报废处理。　其次，规范码洋记账制度，预订图书到馆时，验收员需核　对批次、包数、种数、册数、码洋、折扣、实洋，确认以上各项均　余爱嫦馆管理。　女，１９６４年生。本科学历，馆员。研究方向：图书　（收稿日期：２０１３—０３～１５；责编：王天泥。）