关于加强高校教学秘书工作的几点思考

维普资讯 http://www.cqvip.com ２ｔｔ０８年籀８秘　第ｌ０器第ｓ鹅）　辽宁行政学院学报　ｊｏｕｒｎａｌ　ｏｆ　Ｌｉａｏｎｉｎｇ　Ａｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎ　Ｃｏｌｌｅｇｅ　Ｎ０．８，２ＯＯ８　（Ｖ０ｉ．１０．Ｎｏ　８，　¨１　ｔ　～．　董　＿＿　０管理论坛　『¨。　¨０　０ｔ善　。　羲于勰强离校教学秘书工作∞凡点思考　刘正远　王洪来　王义明　（沈阳农业大学，辽宁沈｝辋１１０１６１）　［摘　要］　教学秘书是连接学校教务工作与院（系）教学工作的桥梁和纽带，是高校教学管理队伍中的骨干力量。在两级　教学管理体制下，高校院（系）ｇｏ务秘书成为基层教学单位最直接的教学管理者。重视教学秘书工作，是加强教学管理提高教　学质量的重要保障。目前高校教务秘书Ｚ－作￣Ｘ４５－在人员素质、队伍建设和待遇等方面存在很多问题，结合学校和个人可以从　政策保障、主观心态、岗位能力等方面加以解决。　［关键词］　高等院校；教学管理；教学秘书；Ｚ－作质量；队伍建设　［中图分类号］Ｇ４５１　８　［文献标识码］Ａ　［文章编号］１００８－－４０５３（２００８》Ｏ８一Ｏ０７１一Ｏ２　使教学秘书自身素质难提高，管理素质难提高，管理质量也　难提高。　，　（三）业务能力参差不齐，整体素质不高　高等院校的教学秘书队伍是教学管理队伍的重要成员，　也是院系和各管理部门领导者进行教学管理决策的得力助　手，是保证各教学单位教学工作正常运转和教务管理得以完　善的～支重要力量。Ｉ１　在高校持续扩招和普遍实行学分制的　新形势下，各院系的专业设置门类增加，跨度和差异性增大　有些教学秘书对所在学院的各专业教育规律和教学管　理理论知之甚少，无法用理论来指导实践工作。在管理上，　教学管理方面的事务多，相应的教学资料需要有专人来收　集、整理　归档。同时院系领导大都是“双肩挑”人员，他们除　承担教学管理之外，还要参与教学和科研工作，在有限的精　仍袭用传统经验型和ＬＩ头型的管理模式．还处于一种浅层次　的、粗放的管理阶段，缺乏科学的管理方法和手段。同时，由　力和时闻下　必须依靠教务秘书的参谋和助手作用。因此，　将教学秘书岗位视为“办事员　的观念已不能适应高校发展　的需要。建设结构合理、队伍稳定、业务素质高、服务意识强　的教学秘＝ｓ队伍　不断提高教学秘书工作质量，是高校教学　质量得以不断提高的一项重要保障　～于部分教学秘书所学非本学院专业，对所管辖专业范围知识　不了解，对学院的专业建设未能起到很好的反馈与谋划作　用。教学管理研究水平的差异性造成教务秘书队伍业务能　力发展极不平衡。实践证明，既有教育学专业背景又有一定　教学经历和教学管理经验的教务秘书其业务能力相对较高，　往往能够创造性地开展工作，实际上，这样的教务秘书亟缺。　（四）待遇低，发展空间窄　、目前教学秘书工作存在的主要问题　（一）人员来源构成复杂　目前各高校普遍实行岗位津贴制，主导精神是向教学科　研一线、优秀骨干教师、拔尖人才、管理骨干倾斜，这种分配　从目前教务秘书人员构成上看，米源极为复杂：有见习　的应届毕业生；有转岗的专业教师和辅导员；有专职的行政　制度改革有利于调动广大教职工的积极性，有益于学校的长　远发展。但在身份认定的标准上应该充分认识到教务秘书　的教学管理一线作用。教务秘书工作任务重，自由支配的时　间不足．个人发展空问一定程度受限。　二、影响教学秘书工作质量的因素　（一）工作未受到充分重视　人员；甚至有引进高层次人才的随凋人员等。如此，必将造　成一种错觉，那就是教学管理工作业务性不强，什么人都可　以干。既元教育管理知识背景　叉不了解专业教学规律的教　务秘书队伍，必将影响管理效益。　（二）队伍不稳定，变动频繁　出于教学秘书工作量大，事情琐碎、繁杂，业务繁忙，辅　助性大，服务性强，无偿劳动多，承担的责任大，青年教师不　愿意涉足。因此人员流动大。队伍难稳定。教学管理很大程　由于思想观念陈旧，对教育管理工作的重要性和科学性　认识不足，部分人认为教务管理是一些简单的事务性工作，　教学秘书仅仅是打电话、发文件等事务性工作。教学秘书的　配备、学习和培训上力度远远不够。这样严重挫伤了教学秘　度上是一项延续性的经验工作，没有一支相对稳定的教务秘　书队伍，管理实践经验缺少积累。管理服务水平很难得到提　书的工作积极性，造成人心思动、队伍不稳，一些高学历，高　能力的人不愿长期担任教学秘书工作。　高。～般来讲，教务工作需要有半年到一年的了解适应过　程。实践积累到一定程度方能总结形成理论，再来指导实　践，创造性才会得到有效发挥。有的学院一年换两任教学秘　书，一任剐熟悉业务，摸着规律，进入角色，又换了另一任，致　（二）工作内容面广量大，事务繁重琐碎　教务秘书工作内容面广量大，环节众多，既有常规性的　Ｅｌ常管理工作要做，又有一些突发性的教学情况要处理，工　［牧稿翻期］２。。８一ｏ３—３１　［第一作者］刘正远（１９７９一），男，沈阳农业大学研究实习员、硕士研究生　７１　维普资讯 http://www.cqvip.com

２００８年８月　Ａｕｇ．２００８　刘正远；关于艇强高校教学秘书工作的几点思考　第１０卷第８期　Ｖ０ｌ＿ｌ０．Ｎｏ．８　份韵内容范围几乎涉及到各学院教学管理工作的各个方　的经验，开阔他们的工作视野，以不断提高工作效率。　面，，既繁又杂。许多工作都牵涉到具体的人或物，甚至涉及　教师和学生的切身利益。　（三）工作责任重大，造成一定精神压力　（二）教学秘书应加强自身的思想和业务素质　１。教学秘书应具有强烈的事业心和服务意识　教学秘书工作是高校服务管理工作的窗口，内容多，责　任大，日常事务繁多，这就要求秘书应具有强烈的事业心，工　作认真，爱岗敬业，不计名利，用自己的语言和行动来展示高　教务秘书的岗位相对特殊，质的要求高、量的范围大、完　成的时效性强；职务与其所承担的责任不对等。教务秘书是　管理服务性质，在工作中难免会引起别人的误解；同时因工　作太忙而出现的失误往往又得不到应有的帮助和理解，这给　他们造成一定程度的心理负担。　（四）职、责、权分离　校的优良作风和管理水平。　教学秘书如果在思想上树立了服务意识，那么就会在日　常工作中全心全意埋头苦干，又能尽力使广大师生满意。办　公室的职责就是为教学服务，上对领导，下对群众。应不断　在组织管理活动中，职务、责任、权利三者互为条件，且　必须相称和平衡。教学秘书是基层的教学管理人员，有一定　学习现代管理理念，研究新情况，解决新问题，增强服务意识　和提高服务水平。　的管理权限，事实上，教学秘书有责无权，职、责、权无法统　一２．教学秘书应提高统筹管理能力和分析表达能力　教学秘书要面临的各学年各学期各时段的常规性事务　很多，统筹能力十分重要。做到事前有计划，计划有余地，考　虑院、系与学校整体的关系，妥善安排，分清轻重缓急，才能　在日常工作中忙而不乱，确保管理工作正确无误。　工作中需要撰写公文，上情下达，下情上达，都需要较强　的书面和口头表达能力，而且行文要力求规范得体，言简意　赅，观点明确，条理分明。工作中与教师、学生交往时要用真　，充当的是“救火队员”的角色，只是“做事”，不是“管理”，　三、关于做好教学秘书工作的几点思考　工作很难到位。　教育教学质量建设是高等教育的生命线，科学的教学管　理是推动教育教学质量建设的保障，而建设一支业务水平　高、服务质量好的教学管理队伍是提高教学管理水平的根本　途径，因此，我们应通过学校和个人的共同努力加强教务秘　书队伍建设。　（一）学校对教学秘书工作提供软、硬件保障　诚的笑脸和热情的话语，给他们耐心的解释和周到的服务。　教学秘书应积极地对教学过程进行跟踪调查，了解教师的教　学情况，学生的学习情况，检查监督教学环节的落实情况，发　现问题，及时处理，以保证教学质量和提高教学效果。要重　视教学信息的采集、统计和管理，及时向领导提供完整、准　１．更新观念，提高对教学秘书工作的认识　教学秘书工作是管理工作，由于传统观念的影响，许多　人不重视管理工作。ｌ＿３　部分人认为教务管理是一些简单的事　务性工作，什么人都能干，该做什么，怎么做都由上级安排，　不需要动太多脑筋，并且干多干少，干好干坏对教学工作没　确、有价值的信息，把对策建议和处理预案直接提供给领导，　为领导决策提供依据。Ｌ６　３．教学秘书应能够正确分析处理突发事件　对教学秘书而言，每天所经历的事所处理的问题，很多　不是原先预定的程序和内容，往往有一些意外的事情出现，　需要马上处理，这是工作性质所决定的。因此，教学秘书在　日常工作中要善于处理各种棘手的问题，当突发事件发生　时，应该有相应成熟的心理承受能力和迅速作出正确判断并　解决问题的能力。＿ｌ７　◇　注释　有多大的影响。其实，教务管理是一门科学，对学校的教学　质量有着深远影响。学校及有关职能部门领导要提高认识，　重视教学秘书的选拔与培养工作，充分肯定和评价教学秘书　的工作业绩，建立合理的评价机制把教学秘书整体队伍的建　设纳入到学校的师资培养计划之中。　２．加强教学秘书队伍专业化　教务秘书是基层教学管理的专职人员，是具体教学事务　的实施者，在执行教学计划时必须对本专业的情况了如指　掌，对教学中出现的问题以及今后改革的方向和内容要有一　个清楚地认识，这就要求教务秘书必须懂得其所在系部的有　关专业知识、教学特点和教学规律。实际上，很多教务秘书　其所学专业与所服务专业不一致，导致“外行管理内行”，因　此必须重视教务秘书的专业知识背景，不符合专业化条件的　坚决不能安排到教务秘书岗位。　［１］贺波斌．从本科教学水平评估看高校教学秘书的素　质培养［Ｊ］．内江科技，２００７，１２：２３　［２］王诚怡．关于做好高校教学秘书工作的几点思考　［Ｊ］．黑龙江高教研究，２００４，３：９５—９６　［３］段玉玲．重视高校教学秘书工作，加强教学管ＩＮ［Ｊ］．　高教论坛，２００４，２：１５１—１５３　［４］陈起监．强化教学秘书队伍建设，提高高校迎评促建　质量［Ｊ］．广西师范学院学报（哲学社会科学版），　２００７，２８：１６一ｌ８．　３．适当提高教学秘书工资待遇　教学秘书的工资待遇一般按科员级或自身职称来计算，　这种计算办法没有考虑到教学秘书岗位的特殊性与具体工　作量，挫伤了教学秘书的工作积极性。各高校可以根据本校　实际，将教学秘书的工作适度量化，根据学生人数等指标进　行计算，给予他们一定调整和补贴，使教学秘书群体获得的　报酬与岗位贡献成正比。［　４．开展教学秘书工作经验交流活动　［５］黄萍．影响教学秘书工作质量的因素分析及对策　［Ｊ］．华南热带农业大学学报，２００１，７（２）：６６—６９　［６］胡晓萍．论新时期高校教学秘书的素质要求ＬＪ］．宁　波工程学院学报，２００７，１９（３）：１１７—１１９　经常组织教学秘书开展教学管理工作经验交流活动，对　［７］林君．高校教学秘书工作的特点及素质要求ＬＪ］．教　书育人，２００７，８：６２—６３　［责任编辑：一然］　教学管理中出现的一些典型案例进行研讨，以提高管理水　平，为教学秘书提供到其他院校参观学习的机会，借鉴其好　７２