浅谈秘书的写作能力与职业素质培养

刘莉霞：浅谈秘书的写作能力与职业素质培养　浅谈秘书的写作能力与职业素质培养　刘莉霞　（山西路桥集团国际交通建设工程有限公司，山西太原０３０００６）　摘要：秘书的主体素质的培养是一项系统的工程。秘书的写作能力和职业素养是秘书　日常工作中最重要的两个素质，是确保秘书工作称职的两个重要元素，两者看似互不相　干，却又有很密切的关联，因此，在日常工作中我们要注意培养秘书的这两方面的素质。阐　述了秘书的写作工作的主要特点和秘书职业素质的培养及具体要求，提出了秘书职业素　质培养的实现途径，通过各种途径提升秘书工作人员的写作能力和整体素质，以适应企业　和社会的需求。　关键词：写作能力；知识积累；写作方法；职业素质；培养　中图分类号：Ｃ９３１．４６　文献标识码：Ａ　文章编号：１０００—８１３６（２０１３）０６—０１１５一Ｏ２　在秘书的日常工作中，写作与待人接物是两项频率非常高　第二，主题作为一篇文章的灵魂，是通过文章内容所表达出　的工作，而这两项工作看似不同，却又有很大的关联性，二者工　来的基本观点和中心思想。首先要确立主题的依据，如果是以写　作能力的培养有很大的相同性。在秘书日常工作结果的导向中，　作目的为依据的话，就一般的应用文书来看是用不着作者来提炼　职业素养起了决定性作用。　主题的，所以这时候的写作目的就体现为领导的安排布置或者上　１　秘书的写作工作　级部门的规定等。如果以材料本身的意义为立意依据，就需要作　者对事实材料进行分析研究，得出正确判断和结论后，再确定文　写作，是秘书的一项基础性工作内容。秘书的写作工作有一　章的主题。因为需要从原材料中提炼主题，这也是写作的一个难　定的特殊性，它不是写作主体内在的、自发性的、需要引发的，而　点。因应用文书不同于文学作品，鉴于它的实用性，必须要做到　“是按照上级的需要起草各类文章（本企业主要是行政公文和行　一文一事”，以便于审阅、立卷和存档，同时也会提高按文办事的　政事务文书），是一种命题写作，这同时也是秘书写作的主要特　效率。　点。或许正是因为这一点，我们在写作的过程中会走人一个误　第三，文章的骨骼一结构，即文章内部的组织和构造。一篇　区：认为写作时只需要单纯地输入领导要求的信息，秘书完成技　好的文章布局合理、结构明晰，一定要做到思维缜密、组织严谨、　术性的工作即可，不需要有主体意识，笔者认为这种观点是错误　行文自然、主干饱满、首尾圆合、形式和谐、通篇一贯。　的。因为任何外在的强制性“需要”都无法直接完成写作任务。秘　第四，如果说一篇文章中材料是血肉，主题是灵魂，结构是骨　书的命题写作，也需要根据领导或有关方面的“意图”“需要”和　骼的话，那么语言便是组成文章的细胞了。想要运用好语言就一　自己内在的“需要”相一致、相统一来完成。也就是说，外在的“意　定要掌握好语言运用的标准：①准确，主要体现在用字、遣词、造　图”只有通过写作主体内在的因素来实现，才能取得满意的目的　句上。语意表达精准，词语的内涵外延明确。②简洁，即简明扼要　性效果。这就需要秘书具有较强的写作主体意识和完备的写作　地表达清楚中心思想，没有多余的话。③平实，应用文书的表达方　主体素质。要想达到这个目的就必须要注重日常工作中职业素　式要明白如话，不可以像文学作品那样通过形象隐蔽地表达主题　养的培养。首先，秘书的写作必须要满足写作主体的刚性需求。　的审美形式。实践证明，越是准确、简洁的语言，就越平实。但是，　第一，材料可以说是一篇文章的血肉，秘书虽是奉命写作，　像时下流行的一些口头语虽然平易却不规范，在应用文书中也是　但如果领导说什么就写什么，没有任何的材料，那么写报告没有　不可以使用的。与此同时，应用文书的表达方式主要以实用为目　具体事项就失去了报告的意义、写总结没有积累就失去了总结　的，因此很少使用文学作品中普遍采用的表达方式，如描写、对　的意义。从这个角度来讲，文章的成败或者文章某一布局的成　话、抒情等，而较多地使用叙述、说明、议论等表达方式，用以陈述　败，均可以体现出作者储备材料的能量和功力。秘书获取材料的　情况、阐述观点或说明问题。　两条主要途径是实践和调查阅读，这就和我们题目所说的“秘书　概括而言，秘书写作的主要特点是：①应命而作，即直接代表　的职业素养培养”有着千丝万缕的联系，二者相辅相成。日常的　单位说话，为企业指导工作服务，必须体现企业和领导的意图。②　实践积累不仅能让秘书得心应手地完成写作任务，更能提升个　重在使用，也就是情况要真实、准确，内容要简洁。③公文有特定　人的职业敏感性和职业素养；同时养成良好的阅读习惯也是秘　的格式和写作程序，即体式要规范。这些特点决定了秘书写作必　书写作和个人素养提升所必备的工具和条件。完成了材料的积　须具备的素质和修养。以下，我们探讨一下构成秘书写作人员的　累后，秘书就要学会如何鉴别和选择材料了。伯乐能从马群里鉴　心理素质、政治思想素质、文化知识修养等的要素和培养。　别出千里马，而常人却嫌它吃得多而虐待它。伯乐相马之“相”，　就如同我们所说的鉴别力。没有好的鉴别力就无法选择合适的　２秘书的素质　材料、写出合乎时宜的文章。最后，在使用材料的时候要合理地　素质，是个人能力发展的一个重要前提。人的素质包括有生　安排好叙述的先后顺序和材料的详略程度。　理素质、心理素质、政治素质、思想素质、文化素质和业务素质等。　一１　１孓　科学之友　Ｆｒｉｅｎｄ　ｏｆ　Ｓｃｉｅｎｃｅ　Ａｍａｔｅｕｒｓ　２０１　３年０３月　秘书人员的心理素质是秘书在进行写作工作中所具备的独特的　勃生机的先决条件，是决定企业能否实现经营创新和管理创新　的前提条件，所以秘书工作人员应该时刻保持一种追求创新的　工作状态。创新的丰富内涵和现代企业工作的节奏之快，以及秘　书工作所要求的服务性强和协调性强的特点，要求秘书在日常　气质。要想培养秘书的写作素质要注重以下几方面的培养。　２．１积极参加社会实践　社会实践是人类一切认识活动的目的和归宿。秘书素质的　培养同样离不开社会实践。作为一个施工单位来讲，秘书必须要　了解单位施工生产过程的主要流程，包括进场、施工前期准备、　人员的配置要求、施工机械的到位情况，施工过程中要保证安　全、质量并注意塑造企业的品牌形象，提高社会满意度，工程结　束后人员、财产的合理安置。只有抓住一切可以实践的机会，才　能准确、严谨、完整地撰写出一篇篇符合企业文化和实际情况的　文章。　２．２要不断加强知识的积累　工作中一定要提高锻炼自身的心理素质，以适应工作的需求。　３．２培养较强的学习能力和应变能力　我们所处的环境每天都在发生着Ｅｌ新月异的变化，新的情　况时有出现、新的知识层出不穷，秘书应该具有较强的学习能力　以适应新的情况。主要以自主学习为主，坚持学习的持久性，工　作与学习相结合，并融为一体，学以致用，把所学知识运用到实　际工作中去，与实践相结合。　３．３熟练应用各种工具、方法提高处理信息的能力　俗话说活到老学到老，读书既能明理也能增加自己的知识　修养，所以一定要增加自己的阅读量，笔者认为阅读一定要不拘　格，日常的报纸新闻可以开阔我们的眼界，提升自己的政治素　养，而新闻体的写作方式也是对秘书Ｅｌ常写作知识的一个积累；　一名篇和经典著作可以培养感受能力，帮助个人提升文化品位，在　个体职业生涯中，知识的积累和思考能力的培养有着不可磨灭　的功劳；每个时代背景下的党政著作更应该作为学习的重点，从　中体会写作的方法、体式规范、结构安排及各种手法和技巧，更　重要的是学会观察问题和思考问题的方法，提高理论水平和认　识能力。同时，要精读和泛读相结合，增加阅读量和阅读范围，从　而得到多方面的启迪。　２．３注重自我修养的培养　个人的自我修养主要是由知识水平和艺术水平构成，是　需要经过长时间的磨练才可以获得的一种气质，需要通过后天　的培养与学习来形成。如果说潜在的先天能力对秘书写作主体　的素质更多的是间接性影响，那么，修养作为后天获得的一种个　人特质，对于秘书的素质培养则较多的是直接影响，尤其是个人　一３．４良好的合作精神和人际交往能力的培养　现如今，社会分工越来越细，人际交往的范围越来越大。企　业的正常运作离不开与他人的交往。秘书经常处于各种矛盾和　各种关系的中心这一特｜　，要求秘书一定要注意建立良好的人　际关系，非常融洽地融入组织的大环境，才能更好地完成各项工　作任务。　４结束语　综上所述，秘书的主体素质的培养是一项系统的工程，并非　朝一夕可以完成。所以，我们要在日常的工作实践中来不断地　完善和提高自己的业务水平与写作能力，不断增加知识的积累，　扩大知识面，以适应企业和社会的需求。通过各种途径提升自己　一的思想修养、文化修养和表达修养，最终实现写作能力的提高和　个人素质的提高。　参考文献：　【１１杨蓓蕾．］现代秘书工作引导【Ｍｌ】＿上海：同济大学出版社，　２００７．　的理论文化水平、知识量等修养对秘书的写作影响更大。　３秘书的整体素质培养　秘书的整体素质培养要着重从以下几方面来实现。　３．１　培养良好的心理素质和创新能力　人是否有创新意识、创新能力，是保证一个企业是否具有蓬　２陆瑜芳．秘书学概论『Ｍ１．上海：复旦大学出版社，２００５．　【３］季水河．秘书心理学【Ｍ】．长沙：中南工业大学出版社，２００４．　［４】廖金泽．秘书自修手￣Ｉｔ－［Ｍ］．深圳：海天出版社，２００３．　【５】中国就业培训技术指导中心．国家职业资格培训教程．基　础知识ｆＭ】．北京：中央广播电视大学出版社，２００６．　（编辑：吉彦杰）　Ｉｎｔｒｏｄｕｃｔｉｏｎ　ｔｏ　ｔｈｅ　ｓｅｃｒｅｔａｒｙ　０ｆ　ｔｈｅ　ｗｒｉｔｉｎｇ　ａｂｉｌｉｔｙ　ａｎｄ　ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌ　ｑｕａｌｉｔｙ　ｔｒａｉｎｉｎｇ　Ｌｉｕ　Ｌｉｘｉａ　Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｔｈｅ　ｓｅｃｒｅｔａｒｙ’Ｓ　ｍａｉｎ　ｂｏｄｙ　ｑｕａｌｉｔｙ　ｅｄｕｃａｔｉｏｎ　ｉｓ　ａ　ｓｙｓｔｅｍａｔｉｃ　ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ．Ｓｅｃｒｅｔａｒｙ　ｗｒｉｔｉｎｇ　ａｂｉｌｉｔｙ　ａｎｄ　ｈｉｓ　ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌｉｓｍ　ｉｓ　ｔｈｅ　ｔｗｏ　ｍｏｓｔ　ｉｍｐｏｒｔａｎｔ　ｑｕａｌｉｙ　ｉｎ　ｄａｉｔｌｙ　ｗｏｒｋ，ｉｓ　ｔｏ　ｅｎｓｕｒｅ　ｔｈａｔ　ｔｈｅ　ｓｅｃｒｅｔａｒｙ　ｗｏｒｋ　ｃｏｍｐｅｔｅｎｔ　ｔｗｏ　ｉｍｐｏｒｔａｎｔ　ｅｌｅｍｅｎｔｓ，ｔｈｅ　ｔｗｏ　ｓｅｅｍｉｎｇｌｙ　ｕｎｒｅｌａｔｅｄ，ｂｕｔ　ｔｈｅｒｅ　ａｒｅ　ｖｅｒｙ　ｃｌｏｓｅｌｙ　ｒｅｌａｔｅｄ，ｔｈｅｒｅｆｏｒｅ，ｉｎ　ｄａｉｌｙ　ｗｏｒｋ，ｗｅ　ｍｕｓｔ　ｐａｙ　ａｔｔｅｎｔｉｏｎ　ｔｏ　ｔｈｅ　ｃｕｌｔｉｖａｔｉｏｎ　ｏｆ　ｓｅｃｒｅｔａｒｙ　ｏｆ　ｈｅ　ｑｕａｔｌｉｔｙ　ｏｆ　ｔｈｅｓｅ　ｔｗｏ　ａｓｐｅｃｔｓ．Ｅｌａｂｏｒａｔｅｄ　ｔｈｅ　ｓｅｃｒｅｔａｒｙ　ｉｎ　ｗｒｉｔｉｎｇ　ｏｆ　ｔｈｅ　ｍａｉｎ　ｃｈａｒａｃｔｅｒｉｓｔｉｃｓ　ａｎｄ　ｓｅｃｒｅｔａｒｙ　ｔｏ　ｔｈｅ　ｃｕｌｔｉｖａｔｉｏｎ　ｏｆ　ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌ　ｑｕａｌｉｔｙ　ｎｄ　ａｓｐｅｃｉｉｆｃ　ｒｅｑｕｉｒｅｍｅｎｔｓ，ｐｕｔｓ　ｆｏｒｗａｒｄ　ｔｈｅ　ｒｅ—　ａｌｉｚａｔｉｏｎ　ｗａｙｓ　ｏｆ　ｓｅｃｒｅｔａｒｙ　ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌ　ｑｕａｌｉｔｙ　ｔｒａｉｎｉｎｇ，ｔｈｒｏｕｇｈ　ｖａｒｉｏｕｓ　ｗａｙｓ　ｔｏ　ｐｒｏｍｏｔｅ　ｓｅｃｒｅｔａｒｙ　ｐｅｒｓｏｎｎｅｌ’ｓ　ｗｒｉｔｉｎｇ　ａｂｉｌｉｔｙ　ａｎｄ　ｏｖｅｒａｌｌ　ｑｕａｌｉｙ，ｔｔｏ　ａｄａｐｔ　ｔｏ　ｔｈｅ　ｎｅｅｄｓ　ｏｆ　ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅｓ　ａｎｄ　ｓｏｃｉｅｔｙ．　Ｋｅｙ　ｗｏｒｄｓ：ｗｒｉｔｉｎｇ　ｂｉａｌｉｔｙ；ｋｎｏｗｌｅｄｇｅ　ａｃｃｕｍｕｌａｔｉｏｎ；ｗｒｉｔｉｎｇ　ｍｅｔｈｏｄｓ；ｐｒｏｆｅｓｓｉｏｎａｌ　ｑｕａｌｉｔｙ；ｔｏ　ｃｕｌｔｉｖａｔｅ　一１　１６＿