浅谈档案信息资源建设策略

２０１４年第４期　计算机与信息化　浅谈档案信息资源建设策略　■李爱霞　档案信息资源建设应该以满足社会公众的档案信息需求为落脚点，　充分挖掘档案信息资源的价值，最大限度地发挥其对社会发展的作用，　构建结构合理的档案信息资源体系是实现公众档案信息需求的根　本保障。网络时代的到来，产生了大量的电子文件，其数量已远远超过　纸质档案，成为档案管理的重要组成部分。同时，网络用户在档案用户　中也占据越来越大的比重，公众希望通过网络方便地查询和获取所需信　息。因此，要加强馆藏档案数字化工作和电子文件归档工作，并将电子　实现档案信息资源的全面共享。本文旨在通过研究档案信息资源建设策　略，提高档案信息资源的社会服务效能。　随着信息时代的到来，档案信息资源不仅是社会公共文化服务体系　的重要载体，更是推动国民经济发展的潜在动力。人们对档案信息的需　文件归档纳入办公自动化系统，建立简单易用的自动归档程序。同时，　档案部门要对电子文件运行、保管和利用的全过程加以控制，确保电子　文件的真实和完整。在加强数字档案信息资源建设的同时，要注意平衡　好数字档案资源和传统档案资源的结构关系。　四、加强档案信息资源数据库的建设　求水平不断提高，获取方式也由传统的现场查阅向利用信息技术获取转　变。档案信息数量的激增，使公众对档案信息获取的便捷性与档案信息　资源的零散性之间的矛盾日益突出，为有效满足社会公众对档案信息的　需求，对档案信息资源进行科学、合理地建设迫在眉睫。　一档案信息资源数据库是指针对特定的专题将相关的档案信息资源　进行科学整合、分类、加工的专业化档案信息资源系统。随着社会分工　的不断深入，尤其对于专业档案信息需求用户而言，如科研人员、技术　人员往往需要大量专、深、精的档案信息资源辅助工作，档案信息资源　、树立以公众为中心的服务理念　档案管理部门工作人员是档案信息资源建设的关键因素，他们主体　能动性的发挥直接影响着档案信息资源建设的质量。而档案工作人员主　体能动性的强弱主要由其思想意识即服务理念所支配。因此，档案工作　人员只有树立正确的服务理念，才能从根本上推动档案信息资源建设工　数据库能为其提供准确、完整的信息资源，满足其信息需求。档案信息　资源数据库分为目录数据库和全文数据库两个阶段。首先，应该建立起　作的顺利开展。档案工作人员应该摒弃重保密轻利用、重藏轻用等传统　服务理念，树立主动向社会开放档案信息的观念。档案工作的最终目的　是为了利用，档案人员不能抱着嫌麻烦的心理过分注重档案的收集和保　档案信息资源目录中心，将不同行政区域内不同类型、分散保管在不同　部门的档案信息资源统一录入数据库。然后，在档案信息资源目录中心　的基础上逐步实现向档案全文数据库的转化，实现档案信息的全文共　享，以此来满足公众对获取档案全文信息的迫切需求。　五、构建档案用户服务平台　密而不愿意公开档案信息。档案信息资源属于公共信息资源，每个公民　都有合法利用档案的权利。因此，档案工作人员应该主动开放档案信息，　并积极做好档案的解密、降密工作，扩大档案信息的开放范围，同时也　要处理好公开与保密的关系。　二、改革档案管理体制　档案用户服务平台是档案信息资源服务部门与档案用户进行互动　交流的网络服务平台，它将档案信息资源和业务流程集成起来，提供一　体化的信息服务。档案用户服务平台集合了多种服务模式，为公众提供　科学的档案管理体制是实现档案信息资源有效整合、充分开发和全　面共享的组织保障。当前我国档案管理工作实行的是条块化管理体制，　即档案行政管理部门和专业主管机关相结合的集中统一管理体制，这种　智能化的信息服务，满足公众个性化的档案信息需求。档案用户服务平　台能够实现档案信息资源的个性化推送。推送技术是跟踪网络用户的信　息行为，通过对用户的兴趣爱好、个性、习惯等信息的收集和分析，形　成用户模型，再根据用户的定制来发送信息的技术。它能够针对不同档　案用户的需求，有针对性地推送档案信息。个性化信息推送服务需求基　于档案网站或数字档案馆平台，用户登录档案用户服务平台界面，填写　注册信息，并产生浏览行为，服务器便会根据用户信息并追踪其信息浏　管理体制造成了档案信息资源保管存在过度分散的问题，影响了档案信　息资源的有效整合，并导致档案馆难以满足公众日益增长的档案信息需　求。因此，针对当前档案管理体制的弊端，可以采取创新机制的方式来　改善档案信息资源的整合现状。机制不同于体制，机制强调的是事物内　部各组成部分之问的互动关系，而体制则具有刚性，改革档案管理体制　览行为，构建用户信息数据库，当用户向服务器提交信息需求时，推送　服务器就会根据用户提交的检索命令并结合用户信息数据库中的数据　进行分析和匹配，筛选出最符合用户需求的档案信息推送给用户。　参考文献　是一项复杂的系统工程，而从机制创新角度着手会快速有效。在档案信　息资源整合方面，可以借助档案信息化建设因势利导，利用信息技术构　建档案目录中心，使不同行政区域内不同类型、分散保管于不同部门的　档案信息资源实现整合和共享，打破馆与馆、馆与室、室与室的界限，　并规避档案管理体制导致的档案实体整合的阻力，构建档案信息资源全　［１］石磊．论档案利用服务需求［Ｊ］．档案学通讯，２００５．　［２］饶圆．档案服务社会化研究［Ｊ］．档案学通讯，２００９．　（作者单位：鹤壁中泰矿业有限公司）　文数据库，使档案信息资源得到高效整合和共享。　三、构建结构合理的档案信息资源体系　・　１２　・