如何加强企业招待,差旅,会议费用管理
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发布时间：2022-04-23 09:10
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热心网友
时间：2023-10-09 03:56
再好的费用管理都有漏铜，最靠谱的做法还是企业自建费控云平台，通过平台搭载会议管理平台。差旅管理平台、财务共享平台等，来达到降本增效、透明合规的目的。
这里有一份比较全面的解决方案，请查收!
扩展：
费控云系统平台全消费场景融合，差旅、福利、会务、采购无缝衔接
从什么样的企业消费平台才称得上是理想的费控系统平台？
从最初的员工线下零散差旅预订、到TMC跳转预订、再到将福利、会务、办公、快递等消费场景纳入进来，打造企业消费及费用管控一体化平台，原来割裂的费用发生场景和费控环节得以重新联结，员工的体验度、参与感、选择权也被一次次提升，企业的费用管理模式在变革中蓄积生命力。
从消费场景融合到人性体验，从集采商城到聚合比价，从开放供应链到供服分离，创新的智能费控理念正在行业中得到全面普及和应用，也为企业更好地适应数字化、智能化的费用管理提供了具有示范意义的新路径。
费控云差旅云平台上线前差旅报销周期长，财务审核低效
在凌晨五点的闹钟连番轰炸下疲倦起床，10分钟洗漱，10分钟吃早餐，飞速赶往机场，在另一个城市的早高峰赶往客户公司……背包里各色*一大堆，每个月花大半天整理和粘贴*，*着自己不断回忆每一项交通费用明细，然后就是等待、等待、等待……
费控云差旅云平台
快消品企业有着庞大的遍布全国的渠道网络销售体系，销售渠道下沉三四线城市，想要昼夜不停的维护这张网络的正常运转，海量的单据、巨额的经费、分散的目的地给企业的差旅管理提出了巨大的挑战。
供应商资源参差不齐、出差人员差标不合理、行程复杂补助难计算、出差周期长员工垫资压力大、自驾出差里程及油补难计算、*种类多合规性低等等，仅仅依靠事后粗放式管理已经不能适应发展需求。
费控云差旅云平台：员工通过费控云app端一站式完成机票、火车、用车、用餐等多场景消费，无需切换多个出行平台，即可完成查询、比价、预订，同步享受企业与航司、酒店签署的协议*，订票方便，价格更优，出差顺心；按照区域、星级及企业的差旅标准，为企业提供了单体协议酒店资源签约和接入服务，企业自有的协议资源也可接入至费控云平台，解决企业资源覆盖不足的问题；智能*识别，报销单一键生成，行车里程自动记录，补助自动计算，员工填报效率与准确性飞速提升；个性化差标设置，自动进行合规校验及预警，让审批有依据，费用更合规；*智能识别、校验、审核，不合规*智能拦截，统一支付结算，集中开票对账，报销及财务结算效率大大提升。
对于智造行业而言，会务营销活动是常态业务，会务费用已经成为继差旅费、业务招待费后的第三大管理费用明细类目。
费控云会务云平台
费控云会务云平台：会务产品与服务一站式采购，采购过程透明可追溯，与预算管控、费用标准管控、采购申请管控相结合，全方位降低采购成本；数字化项目管理，实时把控筹备进展，实现参会人员管理、邀约人管理、工作人员管理、嘉宾管理、分房管理、分座管理、文档管理；现场电子签到、多种互动抽奖形式、投票调查快速收集统计，提升现场管理效率；OCR识别，智能填单\审单\签收，多供应商账单统一管理，自动付款，自动记账，自动归档，助力企业轻松驾驭会议全流程，提效降本。
费控云福利云平台：建设企业专属福利商城，可直连API供应商，也可上架自有物资，为员工提供覆盖全场景、全品类的福利选择；员工自主选择，福利覆盖家人，可享受团队优惠，使用平台账户积分/额度或个人账户在线支付；将福利采买与供应商管理、财务费控结合，完成从预算、申请、审批、采购、消费到报销、结算、付款、入账、数据分析，全流程数字化重塑，实现线上一站式操作和一体化管理。
费控云集采云平台：办公用品、企业耗材、企业商务客情、企业年节福利及工业防护用品实现聚合比价采买，审批流程、物流信息实时跟进，更省心；从采购需求、预算、申请、预订、对公或对私报销、入库、领用、登记、盘点、台账全流程打通；采购全过程追踪，实时查阅采购进度，企业可以通过采购报表明细数据；服务商统一开具企业所需*，避免员工垫资，报销，流程线上化，减轻财务处理工作量。打通企业内部系统，实现跨部门或跨业务的信息系统集成和业务。企业采购无论是合规性还是效率，都得到巨大飞跃。
在企业费用管理层面，把消费场景完整的纳入费控云系统平台，并在费用发生前、中、后全流程实时干预，才能真正管理好费用。在采购层面，以消费集采平台为载体，强化企业管理自主权，同时聚合多供应商同台竞争，以市场机制打破价格枷锁，行之有效底降低费用。
参考资料：百家号 费控云系统平台全消费场景融合，差旅、福利、会务、采购无缝衔接
热心网友
时间：2023-10-09 03:57
企业招待费，差旅费，会务费用是三大发生频次极高的费用，和采购勾稽关系密切，我个人建议通过信息化系统来管理，主要从以下几方面管控；
首先企业自建费控平台，把费用发生的环节融合到费控平台中，比如招待费引入餐饮平台、差旅供应商，会务供应商到平台中，那么所有的预订和消费都是在线，透明化，一目了然；
通过信息化平台管控，还可以实现事前申请，预算前置校验，审批，预订标准控制，事后报销的多重管控方式，全流程管理费用的申请，发生，到入账，通过费控系统可以降低成本，提升效率；
费控平台的体验性相当重要，员工需要高频次使用系统，预订招待餐椅，订票订酒店，申请会务且要询价，因此系统友好度，体验性非常重要；市场上已经有一些厂商有成熟的解决方案了，建议可以多多了解，笔者接触过多个厂商；
热心网友
时间：2023-10-09 03:57
首先员工要严格按照公司的差旅标准消费遵守流程审核差旅费用报销，避免灰色消费，选择最合适的差旅出行方式，进一步的降低差旅成本，还是要找专业的差旅公司来帮你管理。
针对企业提供机票预订、行程管理、审批管理、差旅管理、差旅统计等服务、避免灰色消费还可以设置公司内部审批流程、差旅*管控以及出行报表分析等服务 ，实时协助企业与航司、酒店集团签订大客户协议价，并且实时在线管理报告，差旅支出一目了然，实现全面差旅掌控，避免灰色消费，进一步的降低企业差旅出行的成本.
热心网友
时间：2023-10-09 03:58
企业费用的那些事，主要指期间费用（制造费用最终分摊至生产成本）。文中“费事”特指销售费用和管理费用，一些企业简称“销管费用”。涉及销管部门发生的以下费用：
与人相关的费用：主要包括薪酬、劳动保险费、劳动保护费、协力服务费等；
与机构相关资产类费用：主要包括租赁费、折旧摊销、修理费、后勤服务费、系统服务费等；
与做事方式相关费用：主要包括业务招待费、会议费、公务用车费、办公费、差旅费、咨询费、专业服务费、税费等以及其他。
这些销管费用科目设计三、四十项二十级项目、上百项项目。
我们知道，为了做业务、为了企业发展，很多销管费用花得大手大脚，却打着“刚需”的旗号顺利成章地纳入了不可控的费用而免于改善，导致某些企业毛利高但净利低。业务人员口中所说的“刚需”费用真的就必不可少吗？当财务懂了业务，当遇到销管费用中的套路，也能“反其道而行之”。
一、销管费用的2种管控模式
这么多的销管费用科目，有的企业习惯于把它们归纳分类一下，叫做“可控不可控费用”，比如提个什么“重点可控费用”等等。这种说法对么？我们说业务触发成本，这种“可控还是不可控”的说法，跟业务就联系不起来了，所以这种提法不好。
我还听到一些管理者喜欢说“刚性费用”这个叫法，比如人工成本、折旧费、维修费等等。这样说就可以顺理成章的纳入“不可控”费用一类，而“免于改善”了，为降不了的费用找到了一个藉口、一个所谓的“保护伞”。我个人不太认同这种提法。其实来说，所有费用都是可控的，有的是短期实现可控，有的是长期实现可控。
1、主动型支出——精细化管理实现短期可控
今天给大家提出一个全新的分类的方法，叫做“主动型支出”和“被动型支出”，比如业务招待费、公务用车费（车辆费）、会议费、办公费、差旅费、广告费、促销费、投标费、售后服务费、通关费等费用，它实际上是与做事的方式是有关系的，称之为“主动型的支出”。主动型的支出的特点是弹性系数比较大，就是事情多了它就多，事情少了它就少。说白了就是，如果有改善空间的话，是直接可以砍的那一块费用，短期内靠精细化管理见效会比较快。
2、被动型支出——价值链管理实现长期可控
职工薪酬、折旧租赁费用等与人员相关和机构相关的费用，属于被动型支出。它在一定的周期内，是属于一个定值，即使事情少了，变化系数也不大，只有出现重大变化时，才会发生较大变化。就算有优化空间，也是不能一蹴而就的，管控效果也并非立竿见影。这种被动型支出直接砍是不行的，直接砍只有一个结果：未来还会反弹。所以我们只能通过机构精简、组织优化、模式创新等系统改善手段来缓慢的推进。
因此，结合“主动型、被动型”这两个方面来进行系统设计，销管费用的改善措施的全景坐标也就出来了：叫做中长期改善措施，与短期改善措施相结合。短期实现管理改善依靠费用削减和运营模式的优化；中长期实现管理改善依靠价值链管理。这么分类的话，就与业务产生关联了。只要与业务产生了关联，那么当业务变化了，就无所谓可控不可控，刚性不刚性，也就“一切成本皆可降，而且是跟着业务一起降了”。
二、销管费用如何的精细化管理实现短期可控
针对主动型支出的精细化管理，通过以下7个熟悉的典型科目简要进行说明。
1、业务招待费
对外联络的销售部门，经常要建立与这个客户良好的关系，有事的时候要联系，没事的时候也要常常联系。请客吃饭、迎来送往，这本无可厚非，但每一笔请客的报销单据，都应该明明白白。要解决这一问题很简单——制定复杂的报销制度：
- 吃饭写清楚吃饭原因、人数和无遗漏的人员名单；
- 烟酒写好具体的香烟和酒水的品牌名称和数量，非用餐类支出(买东西送)须详细注明品种、数量及用途；
- 结账必须刷卡消费，不可现金结账，并提供点菜的消费清单；
- 不开支员工外埠出差发生的个人用餐费用；
- 以上凭据均报领导审批、制度明确“事后可核实并扣款”。
2、差旅费
很多公司对差旅费的报销还是有一定规定的，但业务人员也有自己的应对之法。比如住宿*金额超出公司额度了就说是客户给订的；拿着客户的住宿*，到自己公司来报销。既然有原因就把理由置于阳光下公开，借口往往是经不起推敲的，写明情况、一一核实，财务人员该怎么办就怎么办：
- 统一按地区制定差旅各项费用标准；
- 减少不必要的出差人次费用；
- 增加集中出差地区的出差信息查询功能，建立顺带资料传递功能，提高往返效率；
- 对于仅有公司内部人员参加的部门会原则上在公司内召开；
- “出国制度定复杂”，减少出国团组，严格控制出国批次、人数及在外时间；
- 整合公司差旅资源，推行差旅服务集中寻源 、集中采购，优化国内出差协议宾馆资源及价格。
3、办公费
办公费也有点像个“筐子”，很多费用名目都可以往里扔，例如：办公用品费、资料宣教费、邮电通信手机费、印刷费等。归口管理部门也分散，例如：买非办公用品或买礼品开办公用品*是常见的方式；部分商业机构为了经济利益，按照客户要求乱开*，也助长了这种现象发生。财务人员应该如何做到办公费的有效管控呢：
- 电信集中采购包括了推动网络专线费、手机通讯费等实行长期大客户优惠协议，推广快递集中社会采购；
- 加强通讯设备的使用管理，定期清理、调整。集中推行使用IP电话、规划各条专线带宽，优化资源配置利用；
- 梳理报刊杂志订阅包括了控制报纸杂志资料订阅量、推动微信公众平台报刊传递、电子版报刊的阅读与推广；
- 梳理公司内部杂志，减少不必要的印刷品，鼓励无纸化；推进资源共享；推进电子版传阅。
- 办公用品实行统一采购，考虑建立采购平台；办公设备集中使用，提高资产使用效率，减少新增；
- 考虑印刷服务的统一采购，印刷业务在定点单位中比价委托，成册印刷品应注明印刷册数及单价；打印、复印纸张双面使用，减少过程打印，文件以电子文档形式传阅及保存；
- 压缩一次性用品领用数量，加强台帐管理；根据需要采购和领用办公用品；
- 控制与生产、管理无直接关系的办公用品及两用物资领用，严格控制办公用品领用标准及档次，原则选择中档国产品牌用品。
4、会议费
很多公司不太重视会议费，不管务虚还是务实的会议都开，去外地边玩边开会的并不少见，有时还会借职业拓展训练之名找个度假村来福利一番。会议费包含的名目多、数量多、标准规格也高，因此也总是居高不下。有些大企业喜欢讲排场、摆阔气造成严重浪费，有的通过置换名目、虚开与会议费无关的招待费*，或虚列会议支出违规发放补贴、福利等。针对这些会费失控的这种现象，改善费用管理需要做好以下几点：
- 明确会议会的规章制度和责任界限；
- 合理编制部门预算；
- 减少会议数量、控制会议规模，推广电视电话会议和网络视频会议；
- 建立历史数据、台账、会议依据；
- 规范会议室的报销流程，采取转账支付增加操作难度。
5、公务用车费
一般由企业的总经办归口管理，部分企业基于企业形象考虑，高管每人配一辆专车及司机，租车标准也高。车辆运行费居高不下，造成部分企业公务用车费失控。公务用车费的管控可从以下几点着手：
- 梳理接待用车，统筹管理，如在同一地区公务用车的统一调配，减少各公司对外临时租车；
- 通过引入车辆租赁市场机制，引入其他租车公司，价格市场化，通过比价，降低租赁费用；
- 加强车辆日常使用过程中的保养、减少修理费用发生等措施降低费用，车辆维护服务商选定把关，加强车辆维修比价谈判；
- 重新考虑停车费用的承担方式；
- 清理闲置自有车辆。
6、咨询费
咨询费也是企业“顺理成章”的费用之一。在人事、财务、规划、营销、税务、质量、环保、安全等领域，只要有相关*新规出台时，或者内部有管理改善要求时，就有了咨询费发生的前提。有时其他费用如培训费等也会串到咨询费里来。有些企业将内部人员提供咨询所发生的费用亦列支咨询费，如培养实习生的师徒代教费奖励等等。咨询费发生的明目多，部门多，口子多，也容易失控。咨询费管控措施可参考以下几点：
- 集中寻源，统一标准。研究咨询费管理方式，如审计、法律等管理咨询推行集中管理；
- 充分利用公司现有的管理研究机构资源，合理安排和审核咨询项目，梳理管理类咨询项目，从严控制咨询费开支；
- 规范列支，咨询费应该列支为解决生产过程或设备维护中的疑难问题，以及新产品、新技术在研发过程中遇到的疑问，邀请外来专家、专业技术人员提供咨询，向提供咨询服务机构或个人支付的费用；
- 建立咨询机构的信息库，搭建长效的管理咨询业务平台，减少重复支出；
- 如为集团公司，可提倡企业集团内各子公司进行业务交流，资源共享。
7、广告费
业务人员在做促销的时候，会涉及到广告费。对广告费的控制不是简单的靠“削减”来管控，也不是理解为“不景气时更要加大投入”那么简单。广告费跟公司的战略主题有关系，如果是“抢占市场主题”，不用过多管控；但如果是“稳定运营主题”，则需要精细化削减管控。精细化管控要管住广告费用并不难，应该做好以下几点：
- 明确广告费归口管理部门、负责预算、执行、考核，这样才能责任落实、有效管控；
- 明确广告费列支范围和具体项目，在范围内走流程，在范围外一事一议、单独报批；
- 做好广告费的事先预算，事中执行、监督，以及事后考核并与薪酬挂钩。
三、高大上的价值链管理
短期控制销管费用见效快，但往往治标不治本，而中长期的管控可以经由机构重组、流程再造、源头控制、商业模式创新、组织机构人员精简等价值链的管理，实现治本的费用管理优化。
- 如：折旧费如何减少？一是源头控制新增投资，减少重复性支出；二是可以考虑盘活固定资产，提升资产使用效率，集中使用，清理闲置设备，出租或处置，减少折旧。
- 如：人工费如何减少？需要梳理业务流程、优化管理机构、规范组织设计、合理配置人员，从源头控制费用开支。
- 如：商业模式创新。一般从采购到销售会产生存货和应收账款，需要两套资金甚至三套资金才能完成，而耐克作为世界500强企业，没有生产、销售和研发设计，但却通过销售代理商先交保证金、代工厂先交货后付余款，研发设计招标三个方面商业模式的创新实现费用管理优化，而能做到这样高大上的销管费用改善也是企业软实力的体现。具体的价值链管理见财一教室《企业成本侧改革的减肥药方》专题讲座。
四、总结
总之，要管好销管费用，在“与事情相关”的主动型支出上精细化管理，削减不必要的费用，而对一时难以调整的费用就要考虑业务再造、源头控制、商业模式创新等价值链管理，从长计议了。
