电子文本的后期整理
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发布时间：2022-04-23 19:32
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时间：2023-10-04 20:38
(一)后期整理原则
1.多种文本信息一致原则
电子文本所载信息与纸质文本一致，电子文本之间信息一致的原则。电子文本以归档的原本纸质文本为准绳，将电子文本显示的信息与纸质文本对照，进行整理与修改；电子文本不因其拷贝的载体差异，其所载信息应该是一致的。
2.信息与背景信息集成管理原则
就电子文件的生成、运行、保管等管理活动要素性元数据互联与集合，形成信息内容与要素群体管理体系结构组合，从而提高文本的可靠性，提高管理效率。
集成管理思维源于地质资料数据流，伴生勘探开发业务流，是业务流的记录，能确保地质资料信息从产生到管理和利用，需要完整、安全、准确和及时反馈，保证资料信息随主流业务的产生、管理利用运转流畅、严密高效。
地质资料信息产生与产生平台及背景信息的元数据系统组合，在后期整理中一气呵成。
3.电子与数据信息动态管理原则
电子与数据信息动态管理，是指对电子文本、数据利用的全程进行监控，以动态适应性管理跟随文本与数据的运转和利用。力保永久真实，永久可读。在载体、软硬件环境不断随科技发展而不断变化中，使电子信息在动态状态下保持不变和可读。
(二)电子文本后期整理的内容
1.电子文件的鉴定
哪些电子文件需要保存?哪些电子文件能够保存?其涉及两个问题，一是电子文件的内容是否值得保存，保存是否有价值，二是其保存的价值是否可以实现。内容很好可惜因种种原因打不开同样无保存价值。电子文件的鉴定，以其信息内容为核心，以价值实现为保障。在日常地质资料的管理岗位设置上，一般设置“效率高、技术专”的专职岗位。多名专司电子文本鉴定与验收，逐步过渡到接收地质资料的员工都能熟练掌握电子文本与其他文本同时鉴定与验收，促使电子文本鉴定验收工作跟随时代发展而进步。
原本地质资料的电子文本，其载体上信息的保管期限，随纸质文本，使用的载体目前通常采用保险系数略高的光盘和硬盘。若载体(如光盘)到了保质期，需及时迁移信息至新的载体之上。
2.分类
电子文本分类，有按逻辑体系分类，也有按物理体系分类。
按逻辑体系分类是对电子文本信息内容进行的分类，一般随纸质文本的分类，目的是便于内容归类管理与应用检索。
按物理体系分类是按电子文本的载体进行的分类，目的是营造一个适宜载体保护的空间，提高载体保存寿命。
有资料室将载体为光盘的电子文本随纸质文本排列保存的，在卷内目录中显示为该档资料中的一件，这是按逻辑体系分类；当它与纸质文本分开保存时，如光盘存放在光盘柜，磁盘存放于磁盘柜，这是按物理体系分类，它们与纸质文本有互见号。当多档电子文件存于一个移动硬盘之上时，它们有电子文本序列号、文件标题等相关栏目，一般称“*”根目录。
电子文本有时是“在线归档”的，与纸质文本不在同一时间入库，这需要鉴定与归档检查人员逐一参照检查，防止出现两种文本信息不一致情况发生。出现不一致时，以原始定稿纸质文本的“蓝本”为依据，要求提交单位整理电子文本，直到电子文本显示的信息与纸质文本一致，并配有完整的背景信息，方可通过验收归档入库。
成果地质资料的电子文件，国家主管部门有固定的汇交格式要求，在成果地质资料电子文件中，将成果地质资料的电子文件分为正文类、审批类、附图类、附表类、附件类和其他类。
电子文本的这种分类与纸质文本按信息内容的分类标准不是一个概念，这是出于方便电子文本管理和阅读而设置的。前者是馆藏资料分类，每一类中包含若干档，后者是在一档的电子文件中的区分与归类。
将一档成果地质资料电子文本分成这样的类，是规定这些文件的电子文件格式和其在保存介质中的组织方式，从而便于电子文件有序组合、便于有序打开，充分发挥电子文件的作用。打开一档电子文件，首先出现的是正文、审批、附图、附表、附件和其他六类让你选择性打开。
正文类，指这一档成果地质资料的全部正文，包括正文中的插图照片和插表。以正文的“正”字汉语拼音的第一个字母“Z”为类别代码。
审批类，指对这项成果由法定单位或技术权威组织对成果报告进行的评审验收、评审认定时形成的文件。以审批的“审”字汉语拼音的第一个字母“S”为类别代码。
附图类，指这档成果地质资料除正文以外的各种图件。用附图的“图”字汉语拼音的第一个字母“T”为类别代码。
附表类，指这档成果地质资料除正文中的插表以外的各种表格文件。以附表的“表”字汉语拼音的第一个字母“B”为类别代码。
附件类，指这档成果地质资料所附的技术性或说明性文字材料。以附件的“件”字汉语拼音的第一个字母“J”为类别代码。
其他类，指以上五类以外的电子文件。以其他的“其”字汉语拼音的第一个字母“Q”为类别代码。
电子文件在电子清单中的文件名，也有专门规定。通常由11个字符组成，这11个字符又分为四个部分：类别位、册序位、文件序号位和后缀位。
它们依次为类别位一个字符；册序位两个字符； 间隔位(“”下划线)一个字符；文件序号位四个字符；“点”文件后缀三个字符。
地质资料的利用与管理
3.病毒审查
对电子文件进行病毒扫描并杀毒，注意杀毒软件版本升级和使用正版购买的杀毒软件。
4.形成目录清单
全国地质资料成果资料上交要求：
电子文件有*目录：盘目录、类目录和文件目录。
盘目录，以光盘为例。一张光盘打开后，首先出现的目录称根目录为一级目录，又称盘目录，一张光盘只有一个盘目录，纯文本文件格式，文件名规定为 “main dir.ml”。
类目录，是二级目录。也是纯文本文件格式，文件名规定为 “sub dir.ml”。这个“类”指的是区分成果资料中的正文、审批、附图、附表、附件和其他五类。这是一档成果地质资料中的电子文件分类。
文件目录，是*目录。也是纯文本文件格式，文件目录文件名与成果地质资料电子文件名相同。类目录文件与文件目录文件放在存放该地质资料电子文件的子目录中。
盘目录格式
地质资料的利用与管理
地质资料的利用与管理
纸质文本与电子文本对照
电子文件登记表
成果资料光盘标签
光盘标签不是贴在光盘之上的，而是存放于光盘盒内的纸标签，光盘之上没有粘贴标签的位置；光盘册内，同一页的两个插袋，其中一个袋插放光盘，一个袋插放该光盘的纸标签。光盘背面用专用笔标注盘号，以显示该光盘是此光盘而非彼光盘。
光盘外标签与电子文件背景信息的元数据不同，通过光盘标签可读出该光盘所存信息要素：该电子文件编号和形成时间、电子文件题名、电子文件密级、电子文件形成单位信保管单位等。通过电子文件标签，可以查到电子文件登记表，电子文件登记表中显示的栏目是为打开电子文件而准备的背景信息。
在地质资料馆一般设有电子阅览室，配备专用电脑供技术人员阅读电子文件。
